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港口区多举措实现数字化档案零的突破

  • 发布日期:2018-01-11 16:19

  • 来源:港口区

  档案数字化建设是实现档案安全管理、抢救保护、共享利用的现代化技术手段,数字化档案馆是大数据时代档案馆的发展方向,是对传统档案馆的升级。今年以来,港口区多措并举,形成合力,开展档案数字化工作,截止2017年11月底,共完成38个机关事业单位数字化纸质档案累计42万页,实现港口区档案馆成立以来数字化档案零的突破。

  一、数字化服务外包。

  经过多方考察,同时与上级部门、兄弟县(市、区)充分交流,该区最终选择在广西知名度、信誉度较好的浦北县邯诚电子科技有限公司作为档案数字化服务供应商。供应商负责提供专门设备,安排有经验的技术人员进驻档案馆开展数字化工作。服务外包不仅可以减轻档案工作人员的工作量、避免花费财政经费购买专门设备,还可以促使数字化供应商不断完善自我、优化服务、改进技术、提升质量。

  二、数字化经费横向分解。

  为了解决港口区还没有全区数字化专项工作经费的问题,该区与数字化供应商达成共识,数字化经费由各单位自行解决,根据纸质档案页数计算价格,直接从各单位账户划拨到供应商账户,区档案局不参与经费往来事项。经费横向分解,在大大减轻工作经费压力的前提下,并不会给各单位增加太多的压力,而且还能满足供应商利益需求,真正达到双赢目的。

  三、加强档案业务指导。

  档案数字化涉及到信息技术和档案业务,不能单凭数字化供应商或者档案工作人员的力量就能实现。为此,专门安排1名经验丰富的档案业务骨干全程参与数字化建设工作,除了对信息化技术人员进行必要的档案整理归档业务进行培训之外,还负责对接各单位档案移交进馆、协调解决数字化进程中涉及档案业务的疑难问题,确保数字化工作顺利开展。

  四、全程监督数字化工作进程。

  为有效监督档案数字化处理整个流程,严防档案失密、泄密事件发生,港口区着力做好两个方面的工作:一是对供应商进行资质审查,并与供应商签订保密协议,再由供应商与信息技术员签订岗位保密协议;二是对数字化工作场所安装监控及录像设施,全方位实时监控。(港口区 曹树葳)

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